নথিতে/অফিসিয়াল চিঠিতে ডিজিটাল স্মারক নং দেবার পদ্ধতি ও ব্যাখ্যা

 

বর্তমানে সারাদেশে সরকারি অফিস আদালতে (মন্ত্রনালয় , অধিদপ্তর ,পরিদপ্তর ) ডিজিটাল পদ্ধতিতে স্মারক নম্বর দেবার বিধান করা হয়েছে । যদিও অনেক অফিসে এখনও পূর্বের পদ্ধতিতেই স্মারক নং দেয়া হয়ে থাকে ।অনুমোদিত ও সংশোধিত ডিজিটাল নথি নম্বর পদ্ধতিটি পূর্ণ ডিজিটাল কোড দ্বারা সমন্বিত।

কম্পিউটার প্রযুক্তি ব্যবহার করে নথির সুষ্ঠু সংরক্ষণ ও নথির গোপনীয়তা রক্ষার্থে এই আধুনিক নথি নম্বর পদ্ধতিটির প্রবর্তন করা হয়েছে। ডিজিটাল নথি নম্বর ৭টি কোডের সমন্বয়ে গঠিত।নতুন নথি নম্বর প্রদানে ডিজিটাল পদ্ধতিটির কোডভিত্তিক বিশ্লেষণ এবং ব্যবহার পদ্ধতি নিম্নরূপঃ

নথি নম্বর
০০.০০০.০০০.০০.০০.০০০.০০০০

ক)মন্ত্রণালয়/বিভাগের কোডঃ নথি নম্বরের ১ম অবস্থানে সন্নিবেশিত হবে।এই কোড দুই অংক বিশিষ্ট হবে।

খ)দপ্তর/ইউনিট/কোষ/শাখা/অধিশাখা/অনুবিভাগ কোডঃ নথি নম্বরের ২য় অবস্থানে সন্নিবেশিত হবে।এই কোড তিন অংক বিশিষ্ট হবে।প্রতিটি মন্ত্রণালয় তার বিভিন্ন দপ্তর/ইউনিট/কোষ/শাখা/অধিশাখা/অনুবিভাগ এর জন্য সমন্বিত কোড নম্বর প্রদান করে একটি তালিকা প্রকাশ করবে এবং স্থায়ী নথি নম্বর হিসেবে তা সংরক্ষণ করবে।

গ)বিষয়ভিত্তিক শ্রেণীবিন্যাস কোডঃ নথি নম্বরের ৩য় অবস্থানে সন্নিবেশিত হবে।এই কোড তিন অংক বিশিষ্ট হবে।যেমন - অগ্রিম

ঘ)গ্রপ   কোডঃ নথি নম্বরের ৪র্থ অবস্থানে সন্নিবেশিত হবে।এই কোড দুই অংক বিশিষ্ট হবে।এই কোডটি নথি সৃষ্টিকারী কর্মকর্তার নিজস্ব কোড। বিষয়বস্তুকে সুনির্দিষ্টকরণ, নথি সনাক্তকরণ ,নথির গোপনীয়তা এবং শ্রেণীবিন্যাসের প্রয়োজনে সংশ্লিষ্ট কর্মকর্তা এই কোড তৈরি করে নিবেন। যেমন –বিষয় হলো অগ্রিম - গ্রুপ কোড হলো গৃহ নির্মানের জন্য অগ্রিম। যদি গ্রুপ কোডের প্রয়োজন না হয় তবে উক্ত ধাপটি ০০ দ্বারা পূরণ করতে হবে।

ঙ) সাব-গ্রপ কোডঃ নথি নম্বরের ৫ম অবস্থানে সন্নিবেশিত হবে। এই কোডটি ও  দুই অংক বিশিষ্ট হবে। গ্রুপ কোডের মত সংশ্লিষ্ট কর্মকর্তা নথির বিষয়বস্তুকে আরো সুনির্দিষ্টকরণ, নথি সনাক্তকরণ , নথির  নিরাপত্তা এবং শ্রেণীবিভাগ করার জন্য প্রতিটি গ্রুপ কোডকে আবার সাব-গ্রুপ কোডে ভাগ করে নিবেন। যদি কোন সাব-গ্রুপ কোড  না থাকে তবে উক্ত অবস্থানে ০০ দ্বারা পূরণ করতে হবে।